Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
Un documento de Excel se llama libro, y está compuesto por hojas, que a su vez se dividen en celdas.
Una celda es la intersección de una fila y una columna de la hoja, y están nombradas por etiquetas columna-fila. Este nombre se puede cambiar; basta con seleccionar una celda, colocar el cursor en la parte superior izquierda, donde aparece su nombre, y escribir otro. Del mismo modo podemos renombrar rangos de celdas.
Formato de celdas
Las celdas admiten por defecto cualquier valor, pero podemos cambiar esto. Seleccionamos cualquier celda (o conjunto de celdas), pulsamos el botón derecho sobre la selección, y elegimos Formato de celdas en el menú contextual. Aparece una ventana con varias pestañas.
La primera de ellas, llamada Número, permite cambiar el tipo de datos que una celda acepta.
• General.- Por defecto. Admite cualquier dato.
• Número.- Admite cifras. Podemos añadir un punto para separar los miles, e indicar cuántas cifras decimales se presentarán. Si introducimos un número con más decimales de los indicados, el resultado se redondeará (o truncará), pero sólo a efectos de resultado visual; el valor que manejará Excel para los cálculos será el introducido originalmente. Para obtener redondeos de forma precisa, y para truncar números (enteros y decimales) usaremos las funciones ENTERO, RENDONDEAR y TRUNCAR.
• Moneda.- Añade un símbolo monetario a las cifras de la celda. Permite el uso por teclado del punto de miles.
• Contabilidad.- Alinea los números con coma decimal y con símbolo monetario.
• Fecha.- Podemos elegir un formato de fecha de entre los disponibles en la lista. Algunos ejemplos:
Si el formato representa el año, y lo omitimos, añade el que marque el calendario de Windows.
Cuando introducimos los datos, podemos poner fechas: 19/02/05, y las transformará al formato
seleccionado.
• Hora.- Similar a Fecha.
• Porcentaje.- Presenta los datos con el símbolo del porcentaje añadido. Si queremos que muestre 15%, basta con introducir un 15 (realmente, el número será tratado como 0,15). Admite decimales.
• Científica.- Muestra el número con notación científica, dejando un número a la izquierda de la coma decimal, y mostrando la potencia de 10 a la que hay que elevarlo.
• Texto.- Trata como texto todo lo que se introduzca, incluso los números.
La segunda pestaña, llamada Alineación, permite ajustes del texto en las celdas.
• Horizontal y Vertical.- Alinean el texto en la celda, tanto horizontal como verticalmente.
• Sangría.- Ya que no se admite la tecla TAB en las celdas para sangrar texto (al pulsar TAB pasamos a la celda siguiente), esta opción permitirá desplazar el texto en la celda.
• Ajustar texto.- Si el texto introducido es más largo que el ancho de la celda, pasará a la línea inferior automáticamente.
• Reducir hasta ajustar.- Si el texto introducido es más largo que el ancho de la celda, el tamaño de la fuente se reducirá hasta que quepa por completo.
• Combinar celdas.- Podemos convertir dos o más celdas en una sola utilizando esta opción. Una vez combinadas, podemos dejarlas tal y como estaban al principio.
• Orientación.- Para inclinar un cierto número de grados el contenido de una celda.
La tercera pestaña se utiliza para ajustar la fuente que utilizaremos en la celda.
La siguiente pestaña, Bordes, nos permite señalar el contorno de una celda, con distintos trazos y colores, mientras que la pestaña Tramas cambiará el color de fondo de la celda.
Por último, la pestaña Proteger tiene dos opciones:
• Bloqueada.- Todas las celdas están bloqueadas por defecto, pero el bloqueo no se hace efectivo mientras no protejamos la hoja. Una celda bloqueada impide ser modificada.
• Oculta.- Podemos ocultar el contenido de una celda siempre que protejamos la hoja.
Operaciones básicas
Podemos calcular rápidamente la suma de un conjunto de números, sin utilizar fórmulas: basta con seleccionar las celdas deseadas, y la suma aparecerá en la barra de estado:
Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre este resultado, veremos las siguientes operacione- suma.- Suma el contenido de las celdas.
- min.- Devuelve el número más pequeño.
- max.- Devuelve el número más grande.
- promedio.- Devuelve la media de las celdas.
- cuenta.- Devuelve el número de celdas seleccionadas que tienen algo escrito.
- cuenta num.- De entre todas las celdas, devuelve el total que contienen números.
Si queremos sumar celdas que no sean adyacentes, las seleccionaremos pulsando CTRL.
Operadores y funciones
Para que Excel realice una operación matemática, es necesario anteponer un signo igual (=) a la fórmula introducida (de no hacerlo, lo escrito se tomará como simple texto).
Para realizar operaciones matemáticas podemos utilizar los operadores +, -, *, /
Si queremos sumar, podemos utilizar constantes en la fórmula: =2+3
o bien hacer referencia a celdas (variables): =a1+a2
y también una combinación: =2+a3
Excel dispone de una gran variedad de funciones, que nos ayudarán en nuestro trabajo. Una función tiene la siguiente sintaxis: función(argumento;argumento2;…).
El nombre de la función se escribirá en mayúsculas o minúsculas, indiferentemente. Excel devolverá un error si el nombre es incorrecto. El número de argumentos es variable de una función a otra, existiendo funciones sin argumento, como PI(), que devuelve el número pi.
La función suma tiene la siguiente sintaxis: SUMA(número1;número2;…). Los puntos suspensivos indican que admite más argumentos, en concreto 30. Esto puede plantear un problema: si queremos.
sumar 60 números, no tendremos suficiente. La solución son los rangos. Para sumar las celdas a1 hasta la a60, escribiremos: =SUMA(A1:A60).
En la barra de herramientas tenemos el botón autosuma , con el que podremos realizar esta operación de una forma muy sencilla. Situamos el cursor en la celda que contendrá el resultado de la suma, y pulsamos el botón; por defecto, la lista de argumentos se completa automáticamente, seleccionando celdas adyacentes. Si el rango es el correcto, validamos la fórmula; si no, hacemos la selección que nos interesa, y la lista de argumentos se actualiza sola.Actividad
Investiga de la Barra de Menús de Excel, los menús Archivo y Edición y Enviarlos al correo del Docente.
