Funciones en Excel

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

Insertar función

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:

1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.
2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, ademas una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas

Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidadad. Por ejemplo:

=SI(PROMEDIO(A1:A10)>50;SUMA(B1:B10);0)

La siguiente función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).

Resultados válidos

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Límites del nivel de anidamiento

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

     Investigar las siguientes funciones:

• Max.
• Min
• Promedio
• Suma
• Hoy
• Mayusc
• Minusc
• Sumar.si

•  Elaborar un documento en Excel (Puede ser una factura, una base de datos, lo que deseen) que contenga cada una de las funciones investigadas.
• Enviar el Documento Listo al correo eee.kevinrios@gmail.com 

Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. 

Un documento de Excel se llama libro, y está compuesto por hojas, que a su vez se dividen en celdas. 
Una celda es la intersección de una fila y una columna de la hoja, y están nombradas por etiquetas columna-fila. Este nombre se puede cambiar; basta con seleccionar una celda, colocar el cursor en la parte superior izquierda, donde aparece su nombre,  y escribir otro. Del mismo modo podemos renombrar rangos de celdas.

Formato  de celdas 

Las celdas admiten por defecto cualquier valor, pero podemos cambiar esto. Seleccionamos cualquier celda (o conjunto de celdas), pulsamos el botón derecho sobre la selección, y elegimos Formato de celdas en el menú contextual. Aparece una ventana con varias pestañas. 

La primera de ellas, llamada Número, permite cambiar el tipo de datos que una celda acepta.

• General.- Por defecto. Admite cualquier dato. 

• Número.- Admite cifras. Podemos añadir un punto para separar los miles, e indicar cuántas cifras decimales se presentarán. Si introducimos un número con más decimales de los indicados, el resultado se redondeará (o truncará), pero sólo a efectos de resultado visual; el valor que manejará Excel para los cálculos será el introducido originalmente. Para obtener redondeos de forma precisa, y para truncar números (enteros y decimales) usaremos las funciones ENTERO, RENDONDEAR y TRUNCAR. 

• Moneda.- Añade un símbolo monetario a las cifras de la celda. Permite el uso por teclado del punto de miles. 

• Contabilidad.- Alinea los números con coma decimal y con símbolo monetario. 

• Fecha.- Podemos elegir un formato de fecha de entre los disponibles en la lista. Algunos ejemplos:

Si el formato representa el año, y lo omitimos, añade el que marque el calendario de Windows.

Cuando introducimos los datos, podemos poner fechas: 19/02/05, y las transformará al formato

seleccionado. 

 

• Hora.- Similar a Fecha. 

• Porcentaje.- Presenta los datos con el símbolo del porcentaje añadido. Si queremos que muestre 15%, basta con introducir un 15 (realmente, el número será tratado como 0,15). Admite decimales. 

• Científica.- Muestra el número con notación científica, dejando un número a la izquierda de la coma decimal, y mostrando la potencia de 10 a la que hay que elevarlo. 

• Texto.- Trata como texto todo lo que se introduzca, incluso los números.

La segunda pestaña, llamada Alineación, permite ajustes del texto en las celdas. 

 

• Horizontal y Vertical.- Alinean el texto en la celda, tanto horizontal como verticalmente. 

• Sangría.- Ya que no se admite la tecla TAB en las celdas para sangrar texto (al pulsar TAB pasamos a la celda siguiente), esta opción permitirá desplazar el texto en la celda. 

• Ajustar texto.- Si el texto introducido es más largo que el ancho de la celda, pasará a la línea inferior automáticamente. 

• Reducir hasta ajustar.- Si el texto introducido es más largo que el ancho de la celda, el tamaño de la fuente se reducirá hasta que quepa por completo. 

 

• Combinar celdas.- Podemos convertir dos o más celdas en una sola utilizando esta opción. Una vez combinadas, podemos dejarlas tal y como estaban al principio. 

• Orientación.- Para inclinar un cierto número de grados el contenido de una celda.  

La tercera pestaña se utiliza para ajustar la fuente que utilizaremos en la celda. 

La siguiente pestaña, Bordes, nos permite señalar el contorno de una celda, con distintos trazos y colores, mientras que la pestaña Tramas cambiará el color de fondo de la celda.

Por último, la pestaña Proteger tiene dos opciones: 

• Bloqueada.- Todas las celdas están bloqueadas por defecto, pero el bloqueo no se hace efectivo mientras no protejamos la hoja. Una celda bloqueada impide ser modificada.  

• Oculta.- Podemos ocultar el contenido de una celda siempre que protejamos la hoja.

 Operaciones básicas 

Podemos calcular rápidamente la suma de un conjunto de números, sin utilizar fórmulas: basta con seleccionar las celdas deseadas, y la suma aparecerá en la barra de estado:

Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre este resultado, veremos las siguientes operacione- suma.- Suma el contenido de las celdas.

- min.- Devuelve el número más pequeño.

- max.- Devuelve el número más grande.

- promedio.- Devuelve la media de las celdas.

- cuenta.- Devuelve el número de celdas seleccionadas que tienen algo escrito.

- cuenta num.- De entre todas las celdas, devuelve el total que contienen números. 

Si queremos sumar celdas que no sean adyacentes, las seleccionaremos pulsando CTRL.

 

Operadores y funciones

 

Para que Excel realice una operación matemática, es necesario anteponer un signo igual (=) a la fórmula introducida (de no hacerlo, lo escrito se tomará como simple texto).

Para realizar operaciones matemáticas podemos utilizar los operadores +, -, *, /

Si queremos sumar, podemos utilizar constantes en la fórmula: =2+3

o bien hacer referencia a celdas (variables): =a1+a2

y también una combinación: =2+a3

Excel dispone de una gran variedad de funciones, que nos ayudarán en nuestro trabajo. Una función tiene la siguiente sintaxis: función(argumento;argumento2;…).

El nombre de la función se escribirá en mayúsculas o minúsculas, indiferentemente. Excel devolverá un error si el nombre es incorrecto. El número de argumentos es variable de una función a otra, existiendo funciones sin argumento, como PI(), que devuelve el número pi.

La función suma tiene la siguiente sintaxis: SUMA(número1;número2;…). Los puntos suspensivos indican que admite más argumentos, en concreto 30. Esto puede plantear un problema: si queremos.

sumar 60 números, no tendremos suficiente. La solución son los rangos. Para sumar las celdas a1 hasta la a60, escribiremos: =SUMA(A1:A60).

 

En la barra de herramientas tenemos el botón autosuma  , con el que podremos realizar esta operación de una forma muy sencilla. Situamos el cursor en la celda que contendrá el resultado de la suma, y pulsamos el botón; por defecto, la lista de argumentos se completa automáticamente, seleccionando celdas adyacentes. Si el rango es el correcto, validamos la fórmula; si no, hacemos la selección que nos interesa, y la lista de argumentos se actualiza sola.

Actividad

Investiga de la Barra de Menús de Excel, los menús Archivo y Edición y Enviarlos al correo del Docente.

 

Hojas de Calculo

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. 

Orígenes de las Hojas de Calculo

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también en una herramienta en los negocios y en las empresas.

Las Cuatro operaciones básicas: suma, resta, división y cociente

La multiplicación se realiza por medio del operador *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.

La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.

Orden de prioridad de las operaciones

Todas las subexpresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las subexpresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los extremos.

Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera:

° Se analiza la expresión de izquierda a derecha.

° Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

° Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión. 

Ordenamiento de datos

Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de columna queremos ordenar, (puede ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o descendente. 

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